השימוש בשעוני נוכחות מקובל ונפוץ ביותר בקרב מרבית מבתי העסקים המעסיקים שכירים בישראל ובעולם. מטרתו העיקרית של שעון נוכחות, היא כמובן בכדי לפקח על שעות העבודה של השכיר המגיע למקום עבודתו, על ידי החתמת כרטיס נוכחות בעת הגיעו למקום העבודה, והחתמתו בעת עזיבתו, בין אם לצורך הפסקה או לציון תום יום העבודה. יחד עם זאת, ישנם ערכים מוספים אותם ניתן לקבל עם השימוש באותו שעון נוכחות ובהחתמת כרטיס נוכחות, מעבר למעקב אחר שעות עבודתו של השכיר. במאמר הבא, נרחיב אודות ערכים מוספים אלו, ונלמד אודות היתרונות של השימוש במערכות שעון נוכחות מעבר למעקה אחר שעות עובדים.
מערכות שעון נוכחות – תוכנת נוכחות
הימים בהם כרטיס נוכחות היה מעין בריסטול מלבני אשר הושחל אל שעון אנלוגי תמו. כיום כמעט כל מערכות שעוני הנוכחות הן מערכות דיגיטאליות, המתחברות אל המחשב באמצעות הרשת הפנימית של הארגון. תוכנות נוכחות, הן התוכנות המשמשות בכדי לבצע ניתוחים וסטטיסטיקות אודות שעות עובדים, וזאת בכדי ללמוד על הוצאותיו של בית העסק בהיבטים של כוח האדם המועסק בו, ובכדי להפיק טפסים המבוססים על נתונים אלו.
שעות עובדים נאספים כאמור, אל בסיס נתונים המחובר אל תוכנת נוכחות המגיעה עם השעון. בסיום החודש, תוכל מחלקת הנהלת החשבונות, להשתמש במידע המצטבר אל אותה תוכנת נוכחות, בכדי להפיק מידע רלוונטי על גבי דוחות וטפסים המופקים באמצעות תוכנת הנוכחות. טפסים אלו יכללו בין היתר את תלושי השכר של העובדים, כאשר תוכנת נוכחות מתקדמת מעודכנת באופן שוטף בדבר המיסים אותם יש לכלול אתל שכר הברוטו של העובד, הטבות, בונוסים וגילומים שונים, כך שלמעשה הפקת תלושי שכר לעובדים המבוססת על איסוף שעות עובדים באמצעות השעון הנוכחות, הופכת לפשוטה, נוחה יעילה ומהירה.
אפשרות נוספת לשימוש בתוכנת הנוכחות, היא בכדי לעקוב אחר עלויות ביצוע של הזמנה. ניתן להדפיס את אותו כרטיס נוכחות בכל עת בה מתחילים או מסיימים לעבוד על הזמנה מסוימת, כך שבסיכומו של דבר ניתן יהיה לקבל מידע מדויק אודות משך הזמם בו נדרש כוח האדם לעבוד על ההזמנה הספציפית. אופציה זו, מאפשרת חישוב מהיר של רווח על ההזמנה, בהתאם לעלויות כוח האדם המצטברות אל תוכנת הנוכחות ובסיס הנתונים, מול עלויות ההזמנה עבור הלקוח.
את כל האינפורמציה המופקת באמצעות התוכנה, ניתן להפיק אתל טפסים נוחים וברורים הניתנים להדפסה, או לחילופין להצגה על גבי מסך המחשב בכדי לבצע ניתוחי רווחים ועלויות של שעות העבודה ועלויות תחזוקת בית העסק. למעשה, שימוש נכון בתוכנות הנוכחות ובניתוח עלויות כוח האדם לבית העסק, ניתן יהיה לפקח באופן הברור ביותר אחר ההוצאות השוטפות של בית העסק בהיבט הכולל את ההוצאה המהותית ביותר, ההוצאה על תשלומי שכר העובדים.
